“十佳文明窗口单位”先进事迹——图书馆办公室

发布者:王小英发布时间:2018-09-03浏览次数:11

图书馆是学校的文献信息中心,是为教学科研服务的学术性机构,也是高校精神文明建设的重要基地。图书馆办公室主要负责本单位日常行政、业务管理、后勤保障及其他事务性工作,具有综合性、协调性和服务性等特点。工作千头万绪,繁杂而琐碎, 一方面有大量表现为信息的事务性处理工作, 如馆内外行政事务、沟通事宜、组织会议、后勤供应、财务管理、馆舍维修、文书档案、安全卫生等等;另一方面又有信息的研究性处理工作, 做好调查研究、综合处理信息,同时做好馆领导助手的参考性工作等,集管理、服务职能于一体。

近年来,图书馆办公室紧跟学校发展部署,以服务一流学科建设为目标,坚持以读者(用户)为本的服务理念,锐意进取、改革创新,全力打造科学管理和优质文明服务窗口,开展了以下工作。

一、立足岗位,以读者(用户)为本

图书馆是教学服务的重要机构,而办公室是其中一个重要的对外服务窗口。1、读者意见回复:办公室负责图书馆信箱、师生e线和学校机关单位服务

质量监督投诉平台等读者意见的整理、回复与反馈,做好来信来访的接待与协调。对每个电话、每封邮件,每个到办公室反映问题的读者,办公室人员都耐心的接待,晓之以理,动之以情;尽力做到让读者满意而归。与此同时,致力于保障与读者(用户)沟通、监督渠道的畅通,在负责图书馆读者意见的答复、处理、解释和读者投诉的反馈过程中,急读者所急,争取做到在收到读者(用户)信息或意见的第一时间内解决问题,做好来信来访的接待与协调。

2、咨询及参观接待:做好各种咨询工作,安排好日常参观接待,配合做好外校图书馆的来访交流工作,2017年就接待来馆参观考察学习及单位2000余人次;作为学校大型会议场所,配合做好一些重要会议的会场准备,2017年承接了学校各种活动和会议近100次;每年做好重要嘉宾参观以及外请专家学者的接待,报告会场安排等工作。

3、专业评估认证工作:负责专业评估认证材料的提供和评估专家到馆的参观接待工作。积极配合各学校专业评估认证工作,提供图书馆基本情况介绍、近三年专业相关资料数量及利用统计数据等,2016-2017年先后配合完成了材料科学与工程专业、工程管理专业、化工学院过程装备与控制专业、电气工程及其自动化专业、机械工程专业、土木工程专业、力学专业等的学科认证工作。

4、本科教学审核评估:2017年度图书馆办公室积极配合学校圆满完成了教育部本科教学审核评估的相关工作,收到专家组较好的反馈。办公室负责了本科教学基本状态数据的统计和填报,撰写并修订了《中国矿业大学本科教学工作审核评估自评报告》图书馆部分的文字稿,制作了《本科教学工作审核评估图书馆应知应会50问》。专家到校后,为评估专家的见面及反馈会议提供场地及设施保障。引导专家参观图书馆,介绍图书馆为本科教学工作所提供的各项服务,得到了评估专家的一致认可。

5、开展读书节活动:在学校各部门的支持下,办公室与读书节工作小组紧密配合,将每年的大学生读书节打造成校园品牌文化活动。每年一度的读书节吸引了全校2万多名读者参与,在培养和提高大学生的综合素质、营造浓厚的校园人文氛围等方面收到了良好的效果。在社会上也造成了一定的影响,成为我馆读者服务的一道亮丽风景。

6、两馆运行保障:办公室本着领导为职工服务,二线为一线服务,一线为读者服务的层级服务体系理念,全力保障全天侯、多功能、人性化服务方式的实现,做好新老校区两馆的安全、馆舍维护和后勤保障工作,为读者营造了方便、舒适、安全、自由的阅读环境。

二、开放合作,兼收并蓄

图书馆办公室一直以积极严谨的工作态度、团结协作,廉洁高效的精神做好各项工作。

组织会议:201711月承办了江苏省高校图书馆文献资源建设专业委员会2017年年会暨工作研讨会。在时间紧,任务重,人手少的情况下,图书馆办公室承担了年会的各项筹备、前期预算及会议保障,协调住宿、用餐、用车、会场安排等工作;快速高效地完成85所高校152名参会人员会议费的收取、转账查询以及发票开具、核验、发放工作;完成年会的账目结算等,各项服务得到与会者的高度赞扬,会议圆满成功。每年组织召开 “全国煤炭高等学校图书馆协作委员会馆长会议”,推进中国煤炭高校图书馆联盟建设,加强了原全国煤炭系统高校图书馆之间的协作和交流,有利于实现联盟内高校图书馆文献资源的共建共享。

合作与交流:图书馆注重馆员的业务提升和培训,每年都会邀请国内外图情方面的专家和学者来馆做专题学术报告。办公室负责专家的接待及报告会的组织工作。近两年,邀请了美国伊利诺伊大学厄巴那-香槟分校图书馆馆长阮炼博士,美国石溪大学图书馆教授黄柏楼,美国阿巴拉契亚州立大学图书馆邵晓荣教授和玛格丽特·格雷戈尔博士,北京大学图书馆馆长朱强教授,南京航空航天大学图书馆馆长叶志锋教授,华东师范大学信息管理系范并思教授等。同时办公室负责组织接待省内外高校图书馆的来访交流工作。

职工继续教育学习资料室:设立职工学习室,分享外出学习交流人员带回的会议、培训音视频及文字资料等,促进馆内业务交流。

三、规范管理、力求创新

1、外聘人员工资管理系统:办公室积极探索网络化环境下高校图书馆办公自动化新模式。针对我馆内部劳务派遣人员,自主研发了工资管理系统,实现了员工工资在线查询自主化。

2、资产管理系统:图书馆有设备资产近3600件,家具6000余件,需要随时了解资产状况,学校财务部资产系统不便于批量处理和按图书馆部门查询,鉴于此,办公室根据本馆资产管理工作实际需求自主开发了图书馆资产管理系统,实现了资产信息自动导入,资产信息单个或批量管理,按部门查询,跟踪调拨或报废状态等功能。

3、完善制度和规范:办公室积极推动管理科学化、规范化及人性化建设。2017年启动《中国矿业大学图书馆管理制度汇编》和《中国矿业大学图书馆业务规范汇编》修订工作;参与图书馆学术委员会的组建,负责学术委员会相关工作,组织制定学术委员会相关规范。拟定了《中国矿业大学图书馆职工产假期间在岗职工超工作量补贴发放办法》、《图书馆职工慰问金发放办法》、《图书馆职工参加校外会议的管理办法》、《图书馆职工考核及奖励办法》和《图书馆基础工作创新项目实施办法》等。

附:图书馆办公室人员组成名单

宋迎法、蒋敏、都平平、徐淑娟、宋振玲、贾志勇、刘亚子、秦丽